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電子文書交換へ対応
e―TASK文書管理システム





 特集2で述べたように、LGWANの運用開始に伴い行政間の電子文書交換が本格的にスタートしますが、「LGWAN電子文書交換システム」で送受信される電子文書の取り扱いにはいくつかの課題があります。
(1)文書取扱主任がダウンロードした電子文書をどう保管するか
(2)文書取扱主任は電子文書をどのように担当者へ配布するか
(3)原課では、配布された電子文書を文書確認機能により確認し、鑑文書や添付文書を別途ダウンロードしなければならない
(4)施行案文は「LGWAN電子文書交換システム」の編集機能で作成するため、起案・決裁の仕組みをどうするか
 TKCでは、こうした課題を解決するため、『e―TASK文書管理システム』へ電子文書交換対応機能を追加し、4月からパイロット団体での運用を開始します。これにより市町村はLGWAN特有の処理を意識することなく、文書の起案、決裁、収受などの文書事務が行えます。
 主な対応機能は以下の通りです。
1.電子文書の管理機能
 文書取扱主任がダウンロードした電子文書をe―TASK側に登録することができます。
2.文書配付機能
 文書取扱主任は、配布機能により担当者への文書配布が容易です。
3.電子文書の解凍機能
 電子文書に含まれる鑑文書や添付文書の解凍機能により、原課での文書のダウンロードは不要です
4.施行案文の入力機能
 起案票入力画面に、施行案文の入力機能を追加しました。ここで入力した内容に基づき電子文書が作成されるため、電子文書交換システムでの再入力は不要です。
 電子文書交換の実施にあたっては、このほかにも文書管理規程類の整備が必要で、早めの取り組みが肝要です。


合併に伴うシステム統合支援に向け
組織体制を強化



 TKCでは、市町村の皆さんが安心して合併を実現できるよう、このたび市町村合併に向けたシステム統合の専任部門を新設し、支援体制の強化を図りました。新しい組織体制は以下の通りです。
1.システム統合企画グループ
 業者選定の段階から、協議会および電算分科会に対し、TKCが推奨する安全・確実な「システム統合ビジョン」や、合併後の新たな住民サービスを視野に入れた「電子自治体構築プラン」を提案します。
2.システム統合支援グループ
 各協議会ごとに専任のIT推進コーディネータを配置し、「操作研修日程調整」から「データ移行仕様書策定」「仮統合テスト」「本番直前検証作業」「本稼働立ち会い」まで実務レベルでの支援を実施します。
2.システム統合技術グループ
 他社システムからの「データコンバート仕様書策定」「システム差異分析」「システム要件書策定」「新コード体系のプラン立案」「統合テストの段取り」「検証手法の確立」などきめ細かな支援を行います。

3ステップで円滑な統合を支援

 合併という大事業を成し遂げるために、職員の方は通常業務以外に構成団体間の調整など多大な業務量をこなさなければなりません。合併協定項目(約30)を軸とする協議会での調整項目は、電算システム以外でも約2000あるといわれ、これらのほとんどが分科会レベルでの協議になることから、現場の負担はかなりのものとなります。
 そこで、TKCでは次の3つのポイントに沿って職員の負担を軽減し、効率よく安全・確実な電算システムの統合を支援します。
1.業務繁忙期を考慮した計画策定
 当初課税等の繁忙期には軽微な業務に充て、またデータの確認作業などは業務閑散期に長めの期間で設定するなど、余裕を持ったスケジューリングを行います。
2.3段階ステップで着実に統合
(1)構成市町村ごとの移行・検証
(2)各市町村のデータベースを仮統合
(3)本番のデータベース統合から追いかけ異動
3.きめ細かな進捗管理、情報共有化
 構成市町村およびTKC各担当者の情報共有化を図るため、「議事録」や「Q&A」「進捗状況」などを掲載する専用サイトを開設します。


公益法人・健診機関向け
「健診管理システム」を開発



 都道府県には、地域の健康をトータルでサポートする公益法人(健診機関)が設置されており、住民健診をはじめとしたさまざまな活動を通して地域の健康増進を担っています。
 TKCでは、こうした健診機関向けの「健診管理システム」を開発中です。主な特長は以下の通りです。
1.実務に即したシステム
 健診機関と共同開発したシステムのため、実務に即した使いやすいシステムとなっています。また「住民健診」「事業所健診」「学校健診」をカバーした広範囲な「健診管理システム」です。
2.高品質・低コストを実現
 システム共通部分はパッケージ化した上で、健診機関ごとに異なる部分についてはカスタマイズが容易に行える構造としたことにより「高品質・低コスト」を実現しました。
3.短期間でのシステム導入・移行
 実務に沿ったシステムを標準化して開発したことで、短期間でのシステム導入(移行)が可能となりました。
4.市町村、事業所へのデータ提供
 市町村、事業所での保健指導業務に役立つよう迅速な健診データ、各種資料の提供が可能です。
5.最新テクノロジーの採用
 Microsoft社の最新技術を採用しています。
 なお、『健診管理システム』は、16年度に栃木県と鳥取県で、また17年度には島根県でそれぞれ本稼働の予定となっています。



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